Zamówienia publiczne dla początkujących

Nie ma co się oszukiwać. Zdobycie zamówienia publicznego to jeden z bardziej złożonych sposobów „pozyskania” klienta. Jednocześnie jednak zamówienia publiczne to jedyny rynek, na którym – przynajmniej w teorii – każdy przedsiębiorca może rywalizować na równych zasadach z największymi graczami.

Zalety zamówień publicznych

W projektach realizowanych przez „prywatnych” zamawiających informacja o planowanym zamówieniu najczęściej trafia tylko do wybranych wykonawców – ci pominięci nawet się nie dowiedzą o takiej możliwości. W zamówieniach publicznych sytuacja jest odmienna. Każde zamówienie składane jest w sposób, który – co do zasady – gwarantuje, że wszyscy zainteresowani mogą złożyć ofertę.

Zamówienia publiczne kusić mogą także gwarantowanymi przez podmiot publiczny terminowymi płatnościami.

Wbrew obiegowym opiniom przetargi publiczne to szansa nie tylko dla dużych firm. Także mali i średni przedsiębiorcy, a nawet osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, mogą próbować swoich sił w walce o kontrakt publiczny. Nieprzekonanych zachęcam do uważnej analizy ogłoszeń o udzielonych zamówieniach.

Każdy zamawiający ma obowiązek opublikować ogłoszenie z informacją o tym, komu udzielił ostatecznie zamówienia. Ogłoszenia te są świetnym źródłem informacji o tym, co robi konkurencja i jaki jest poziom cen. Najłatwiej skorzystać z jednej z odpłatnych baz danych, które gromadzą dane z różnych źródeł. Można też wykorzystać narzędzia bezpłatne (o tym dalej), inwestując w zamian własny czas. Narzędzia te pozwalają zarówno przeglądać zamówienia w toku, jak i wyniki zakończonych postępowań. Proponuję przejrzeć informacje o postępowaniach dotyczących interesującej nas branży z ostatnich 2 lat. Wyniki mogą być zaskakujące! Znane są przypadki firm z niewielkich miejscowości, które dzięki zamówieniom publicznym urosły do rangi dużych przedsiębiorstw i składają oferty w niemal każdym istotnym postępowaniu.

Jednak, aby zamówienia publiczne były rzeczywistym źródłem zamówień i klientów, należy się odpowiednio przygotować.

Trzy dobre rady

Po pierwsze – trzeba analizować na bieżąco ogłoszenia o prowadzonych przetargach.

Po drugie – dobrze jest zawczasu zgromadzić zbiór dokumentów, które będą potrzebne w każdym postępowaniu (np. zaświadczenia z US czy ZUS oraz pisemne referencje od dotychczasowych klientów).

Po trzecie – trzeba zainwestować czas w naukę walki o zamówienia publiczne i z góry założyć, że wygra dopiero kolejna złożona przez nas oferta. Prawdziwa „przygoda” z zamówieniami publicznymi rozpoczyna się, gdy wartość zamówienia przekracza 30 tys. euro, ponieważ dopiero wtedy zamawiający zobowiązani są stosować procedury przetargowe zawarte w ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej Pzp).

Na początku jest ogłoszenie

Istnieje aż 8 trybów udzielania zamówień, jednak najczęściej wykorzystywane są przetargi: nieograniczony i ograniczony.

Rozpoczynają się one od publicznego ogłoszenia, w którym można znaleźć podstawowe informacje o konkretnym postępowaniu, czyli określenie:

• instytucji zamawiającej (zamawiającego),
• przedmiotu zamówienia – tego, co zamawiający chce kupić (mogą to być dostawy, usługi lub roboty budowlane),
• warunków, jakie trzeba spełniać, aby wziąć udział w przetargu,
• dodatkowych informacji, takich jak ewentualna konieczność wpłaty wadium,
• miejsca i terminu złożenia oferty i sposobu jej oceny wg wskazanych kryteriów.

Gdzie znaleźć ogłoszenia?

Oprócz wspomnianych wcześniej odpłatnych baz ogłoszenia o zamówieniach, w zależności od ich wartości, można znaleźć:

• w Biuletynie Zamówień Publicznych – ogłoszenia o postępowaniach o wartości poniżej tzw. progów unijnych (patrz niżej);
• w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a dokładniej w suplemencie wydawanym w formie elektronicznym TED – Tenders Electronic Daily – ogłoszenia o postępowaniach powyżej progów unijnych;
• na stronach internetowych samych zamawiających, zazwyczaj w wyodrębnionych zakładkach zatytułowanych „Zamówienia” lub „Przetargi” lub w ich BIP.

Bazie TED warto poświęcić chwilę uwagi, choćby ze względu na to, że obejmuje ona ogłoszenia o większej wartości, powyżej progów unijnych oraz ogłoszenia z innych krajów.

Sama rejestracja i korzystanie ze TED są bezpłatne i dają wiele możliwości, jak choćby: zaawansowane wyszukiwanie i sortowanie po takich kategoriach jak branże (np. usługi informatyczne i powiązane) czy państwa (łącznie z Islandią, Norwegią i Szwajcarią), otrzymywanie powiadomienia na podany adres e-mail, stosownie do ustawionych profili wyszukiwania.

Progi unijne

Progi unijne to wartości zamówień, od których stosuje się bardziej rygorystyczne zasady udzielania zamówień, a ogłoszenia przekazuje do wspomnianego Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Dla zamówień na roboty budowlane próg unijny jest stały i wynosi 5.548.000 euro.

Dla zamówień na dostawy i usługi próg unijny zależy od tego, kto jest zamawiającym. Podstawowy próg to 144.000 euro, jednak już np. gminy stosują wyższy próg – 221.000 euro, zaś tzw. zamawiający sektorowi próg 443.000 euro.

Warto przy tym wiedzieć, że średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania ww. wartości nie jest kursem rynkowym. Wynika on z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów. Kurs jest aktualizowany co 2 lata i obecnie (do stycznia 2020 r.) wynosi 1 euro = 4,3117 zł.

SIWZ – kolejny krok wtajemniczenia

Ogłoszenie daje już pewien przedsmak samej procedury i pozwala podjąć wstępną decyzję o udziale w postępowaniu. Jednakże kompendium wiedzy na temat danego przetargu jest dopiero w SIWZ, czyli specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

SIWZ uzyskujemy bezpośrednio ze strony internetowej zamawiającego. Kluczem do sukcesu jest uważna analiza wszystkich zapisów SIWZ i potwierdzenie, że możemy udzielić sobie twierdzącej odpowiedzi na takie pytania, jak:

• Czy spełniam wszystkie warunki udziału w postępowaniu (np. czy mam odpowiednie doświadczenie, tj. wykonane wcześniej projekty, uprawnienia, pracowników o wymaganym doświadczeniu)?
• Jeśli nie, czy mam możliwość spełnienia ich wspólnie z inną firmą, z którą zawiążę konsorcjum?
• Czy posiadam lub w odpowiednim czasie mogę zorganizować dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu?
• Czy mam środki na wpłacenie wadium? Czy stać mnie, aby zamrozić te środki na czas trwania postępowania?
• Czy mogę zaproponować na tyle atrakcyjną cenę, aby powalczyć z konkurencją i jeszcze coś zarobić?

Nie można poprzestać na pobieżnej analizie SIWZ, ponieważ wiele istotnych informacji jest poukrywanych w różnych częściach dokumentu.

Przykładowo – zwykle dopiero analiza dołączonego wzoru umowy umożliwia pełne zrozumienie zakresu wymagań zamawiającego oraz pełną ocenę ryzyka kontraktowego.

Należy także szukać informacji o:

• możliwości udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych,
• o opcjach, które również oznaczają dodatkowe, odpłatne zlecenia w ramach danego zamówienia.

A co, gdy nie spełniam warunków?

Co zrobić, gdy na pierwszy rzut oka widać, że nasza firma nie spełnia warunków, np. nie ma odpowiedniego doświadczenia lub pracowników z wystarczającym doświadczeniem?

W takiej sytuacji dopuszczalne jest skorzystanie („pożyczenie”) z zasobów innych przedsiębiorców, z którymi takie kwestie trzeba wcześniej uzgodnić. W praktyce oznacza to przedstawienie zamawiającemu pisemnego zobowiązania takich podmiotów, że faktycznie oddają nam swoje zasoby do dyspozycji na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.

Należy jednak pamiętać, że przy poleganiu na innych podmiotach w zakresie warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, podmioty te powinny zrealizować roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Z kolei udostępnienie przez inny podmiot swoich zasobów w celu spełnienia warunku dotyczącego sytuacji finansowej lub ekonomicznej powoduje solidarną odpowiedzialność wykonawcy z tym podmiotem za ewentualną szkodę poniesioną przez zamawiającego wskutek nieudostępnienia tych zasobów.

Innym rozwiązaniem może być zawiązanie umowy konsorcjum z innym doświadczonym przedsiębiorcą, z którym wspólnie spełnimy wyśrubowane warunki udziału w postępowaniu, a także podzielimy się pracami w ramach danego zamówienia. Trzeba jednak zawczasu pamiętać o podpisaniu umowy regulującej współpracę w ramach konsorcjum.

Kto pyta, nie błądzi

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości odnośnie do postanowień SIWZ można zwrócić się do zamawiającego z prośbą o wyjaśnienia, a zamawiający musi odpowiedzieć, jeśli dotrzymamy terminu na zapytania (czyli do połowy okresu na składanie ofert).

Warto także uważnie czytać odpowiedzi zamawiającego na pytania innych wykonawców. Pytania wykonawców często motywują zamawiającego do zmiany treści SIWZ, co często w konsekwencji wydłuża termin składania ofert.

Papierologia

Startowanie w przetargach wymaga dużo papierkowej roboty, i to jest coś, z czym trzeba się po prostu pogodzić. Nawet po wprowadzeniu od 18 października 2018 r. elektronizacji zamówień powyżej progów unijnych nadal trzeba gromadzić wiele dokumentów, tyle tylko, że przesyłane są one zamawiającemu elektronicznie. Dokumenty wymagane w różnych postępowaniach mają jednak charakter powtarzalny, a ich aktualizacja szybko wchodzi w nawyk. Przykładami mogą być:

• różnego rodzaju wykazy – zrealizowanych usług, dostaw czy osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia,
• informacje z banku o posiadanych środkach finansowych,
• opłacona polisa OC,
• zaświadczenia z US, ZUS, Krajowego Rejestru Karnego.

Trzeba pamiętać, że każdy zrealizowany projekt, nawet mały, daje możliwość uzyskania referencji, które można wykorzystywać w trakcie kolejnych postępowań i stopniowo budować swoją pozycję jako rzetelnego wykonawcy, tym samym zwiększając szanse na uzyskanie kolejnych kontraktów.

Od 18 października 2018 r. trzeba także uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, bez którego nie będzie możliwe złożenie oferty w postępowaniach powyżej progów unijnych.

Oferta

Przygotowanie oferty nie jest trudne, ponieważ w SIWZ zazwyczaj znajdują się szczegółowe wytyczne, jak ją prawidłowo sporządzić.

Błąd w ofercie lub brak jakiegoś załącznika nie oznaczają automatycznie zaprzepaszczenia szans na wygraną. Po złożeniu oferty wykonawcy mogą być wzywani przez zamawiającego do składania wyjaśnień lub uzupełnień niektórych dokumentów, a niektóre błędy w ofercie, np. literówki, mogą być od razu poprawiane przez zamawiającego. Całe postępowanie toczy się na piśmie, a korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami jest elementem dokumentacji postępowania.

Warto wiedzieć, że każdy (nie tylko wykonawca, który bierze udział w postępowaniu) może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o przejrzenie takiej dokumentacji. Może być to źródłem wielu interesujących danych. Trzeba mieć jednak świadomość, że także nasza oferta może być źródłem zainteresowania konkurencji, dlatego warto zadbać, aby wszystkie informacje, które chcemy chronić jako tajemnicę przedsiębiorstwa, wyraźnie zastrzec. Takie zastrzeżenie co do zasady musi być honorowane przez zamawiających, o ile zostało dobrze uzasadnione.

Przejrzenie ofert konkurencji może nam pomóc w przygotowaniu się do kolejnych postępowań (zawsze warto uczyć się od innych) lub pozwolić sprawdzić, czy aby zamawiający nie pominął jakichś braków w ofercie konkurencji, od czego możemy złożyć odwołanie.

Wybór oferty

I na koniec kluczowa sprawa, czyli wybór oferty najkorzystniejszej, a tym samym wyłonienie zwycięzcy całego postępowania.

Samo otwarcie ofert jest jawne, datę i miejsce określa SIWZ. Wtedy bowiem od razu możemy dowiedzieć się, jakie kluczowe warunki, jaką cenę, zaproponowali nasi konkurenci. Jeśli zaoferowali niższą cenę, nie oznacza to jednak automatycznie końca naszych szans.

Dopiero po otwarciu ofert będą one weryfikowane, co oznacza, że mogą być jeszcze odrzucone z powodów formalnych lub z powodu niewykazania przez wykonawców spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Odwołania

Jeśli nie będziemy zadowoleni z decyzji zamawiającego, można, a czasami należy, zweryfikować je, składając odwołanie. Odwołanie można złożyć wówczas, gdy zostały naruszone przepisy Pzp. Rozpatruje je Krajowa Izba Odwoławcza w Warszawie.

To też jest element gry o zamówienia publiczne, którego trzeba się nauczyć, gdyż o największe zamówienia prawie zawsze toczy się walka do końca – do wykorzystania każdej szansy, w tym szansy na uwzględnienie wniesionego odwołania. Co więcej – nawet jeśli to nie my złożymy odwołanie, nasz konkurent prawie na pewno je wniesie, kwestionując wybór naszej oferty przez zamawiającego.

Podsumowanie

To jedynie pobieżne omówienie podstawowych elementów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z konieczności uproszczone. Zachęcam jednak do zainwestowania czasu w naukę – wcześniej czy później się ona opłaci.

Jeśli ktoś potrzebuje indywidualnych korepetycji, zapraszam do kontaktu ze mną.