W ramach przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przygotowywanych jest szereg dokumentów, z których wiele może mieć, chociażby potencjalnie, status utworów. W szczególności status taki może mieć specyfikacja istotnych warunków udziału w postepowaniu.
Czy SIWZ jest utworem?
Skoro z wyroku Sądu Najwyższego (Sygn. akt V CSK 337/2008) wynika, że specyfikacja może być utworem, to należy zadbać, aby twórca takiej specyfikacji (oraz wszelkiego rodzaju innej dokumentacji wykorzystywanej w ramach postępowania, w tym stanowiącej część specyfikacji) przeniósł przysługujące mu majątkowe prawa autorskie do niej na zamawiającego (choćby na wszelki wypadek).
Przygotowanie SIWZ przez pracownika
W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o prace kwestię tę reguluje art. 12 prawa autorskiego, który stanowi, że o ile ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.
W takim przypadku należy jedynie zadbać, aby przygotowywanie dokumentów wchodzących później w skład dokumentacji postępowania rzeczywiście stanowiło element zakresu obowiązków pracowniczych opisanych w umowie o pracę. Przeniesienie praw autorskich na podstawie ww. przepisu i umowy o pracę obejmuje bowiem jedynie te utwory, które powstały w ramach wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę.
Należy zatem unikać powierzania przygotowywania dokumentacji pracownikom, którzy nie zajmują się zamówieniami u danego zamawiającego.
Należy także unikać dokonywania zmian przywołanej regulacji w ramach umowy o pracę – regulacja ustawowa jest na tyle elastyczna, że sprawdza się w zdecydowanej większości sytuacji, w tym w ramach postępowań zamówieniowych. Jest to na dodatek regulacja odformalizowana – warto zwrócić uwagę, że przepis art. 12 prawa autorskiego nie wymaga np. wskazania pól eksploatacji utworu pracowniczego dla skutecznego przeniesienia praw na pracodawcę.
Przygotowanie SIWZ przez osobę, która nie jest pracownikiem
Jeśli natomiast dokumentację postępowania przygotowywać będzie osoba, która nie jest pracownikiem zamawiającego, dla uzyskania przez zamawiającego autorskich praw majątkowych do tej dokumentacji konieczne będzie zawarcie z nią odpowiedniej umowy z postanowieniami regulującymi dokładnie zakres przenoszonych praw, w tym pola eksploatacji.
Umowa z wykonawcą
W przypadku wszelkich umów w ramach zamówień publicznych należy zawsze upewnić się, czy zamawiający może swobodnie korzystać z rezultatów świadczeń wykonawcy zrealizowanych w ramach umowy bez potrzeby uzyskiwania uprawnień o charakterze prawnoautorskim.
Rozwój technologiczny sprawia, że coraz częściej standardowe korzystanie z wielu produktów zaczyna wymagać uzyskania stosownej licencji chociażby na możliwość kopiowania dokumentacji w środowisku cyfrowym. Coraz więcej towarów zaczyna być wyposażanych w elementy programów komputerowych (np. smart AGD), co dotyczy nawet budynków, które są wyposażane w informatyczne systemy sterowania. Dlatego też z dużą dozą pewności można przyjąć, że prawie każda umowa z wykonawcą wymagać będzie stosownego zapisu regulującego kwestie prawnoautorskie, z wyłączeniem prostych dostaw lub prostych robót budowlanych.
Formalizm zapisów prawnoautorskich
Z punktu widzenia interesu zamawiającego najistotniejsze jest, aby w takiej umowie – zidentyfikowanej jako wymagającej stosownego zapisu o prawach autorskich – znalazły się postanowienia umowne sformułowane zgodnie z wymogami, jakie w zakresie redagowania umów prawnoautorskich przewiduje ustawa prawo autorskie.
Przepisy prawa autorskiego narzucają w tej sferze spory formalizm, którego zachowanie jest kluczowe z punktu widzenia skuteczności takich zapisów.
Przeniesienie praw czy licencja?
Dla zamawiającego zwykle korzystniej jest zawrzeć w umowie zapisy, na podstawie których twórca utworu przenosi autorskie prawa majątkowe do utworu na zamawiającego. Nabycie przez zamawiającego praw autorskich powoduje bowiem, że, mówiąc potocznie, staje się on właścicielem utworu. Daje mu to wyłączność i kontrolę w zakresie korzystania z utworu oraz swobodnego rozporządzania nim w takim zakresie, w jakim je nabył.
Jednak interesy wykonawców w tym zakresie często bywają odmienne. Wykonawcy w szczególności mają uzasadniony interes w niewyzbywaniu się całkowicie ze swojego dorobku, chcąc mieć nadal możliwość oferowania np. swoich programów komputerowych innym zamawiającym. Z tego punktu widzenia lepszym rozwiązaniem jest udzielenie zamawiającemu licencji.
Szczególnie widoczne jest zróżnicowanie interesów zamawiającego i wykonawców na tle umów dotyczących wdrożeń informatycznych. Często postrzega się umowy licencyjne na programy komputerowe jako umowy, które prowadzą do sytuacji określanej jako „vendor lock in” czyli uzależnienie od jednego wykonawcy, który staje się monopolistą w zakresie wszelkich dalszych prac nad danym systemem informatycznym w zakresie jego rozbudowy czy serwisu.
Warto jednak zauważyć, że dla osiągnięcia rezultatu uniezależnienia się zamawiającego od wykonawcy oprogramowania nie zawsze konieczne jest nabywanie autorskich praw majątkowych do tego oprogramowania. Kluczowe tak naprawdę jest uzyskanie od wykonawcy prawa do modyfikacji oprogramowania oraz wykorzystywania takich modyfikacji. Prawa takie można jednak uzyskać zarówno w ramach konstrukcji przeniesienia autorskich praw majątkowych jak i konstrukcji licencji prawnoautorskiej.
Ważne zatem jest całościowe spojrzenie na planowane zapisy prawnoautorskie i staranna analiza dotycząca celu pozyskania praw autorskich oraz planowanego zakresu działań zamawiającego związanych z utworami, która powinna być dopiero punktem wyjścia do zaproponowania konkretnego rozwiązania – przeniesienia praw lub licencji.
Podkreślam wagę takich analiz, tym bardziej, że prawidłowe zidentyfikowanie oraz zdefiniowanie tych rezultatów świadczenia wykonawcy, do których zamawiający chce uzyskać prawa autorskie, determinuje treść postanowień umownych. W szczególności określa, do jakich rezultatów zamawiający chce nabyć autorskie prawa majątkowe, a do jakich wystarczy mu licencja, wskazuje na zakres wymaganych pól eksploatacji, a także przewiduje lub nie możliwość wprowadzania modyfikacji w ramach tzw. praw zależnych. Staranna analiza potrzeb zamawiającego powinna także wskazać czy potrzebne mu będzie upoważnienie do wykonywania autorskich praw osobistych oraz to, w jakim momencie powinien nabyć prawa lub uzyskać licencję (żeby np. nie ustalić tego terminu na dzień zapłaty, podczas gdy w rzeczywistości będzie już wcześniej po odbiorze korzystał z utworu).
Następnym krokiem jest wdrożenie wyników tych analiz poprzez zaprojektowanie konkretnego postanowienia umownego regulującego te kwestie.
Kontrola wykonania umowy w zakresie praw autorskich
Po zawarciu umowy zamawiającemu pozostaje już tylko monitorować wykonanie umowy w omawianym zakresie. Ostatnią kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest zapewnienie, aby informacja o zakresie nabytych praw autorskich, zwłaszcza w przypadku praw licencyjnych, została przekazana w ramach organizacji zamawiającego. Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których nabyte prawa mają charakter terminowy, tak, aby nie doszło do nieumyślnego naruszenia autorskich praw majątkowych po wygaśnięciu licencji. Warto bowiem pamiętać o tym, że odpowiedzialność za naruszenie autorskich praw majątkowych ma charakter niezależny od winy – brak zawinienia (nieumyślność) wpływa jedynie na wysokość należnego odszkodowania.
Arttykuł został pierwotnie opublikowany w serwisie Eurozamowienia.pl 25 maja 2016 r.
