Wciąż powszechny zwyczaj zapisywania liczb zarówno cyframi jak i słownie jest doskonałym przykładem trwałości nawyków, które są kultywowane nawet wówczas, gdy nie mają już żadnego sensu. Są one swoistym długim ogonem zmian ewolucyjnych, który ciągnie się za nami, choć nie jest potrzebny.
To także przykład sytuacji, gdy określone zachowania (lub używając innej terminologii – procesy) wytworzone dla środowiska dokumentów przygotowywanych odręcznie są odwzorowywane w nowym kontekście bez jakichkolwiek zmian, mimo, że w tym nowym środowisku (dokumentów przygotowywanych komputerowo) nie mają już żadnego uzasadnienia.
Zapisywanie liczb zarówno cyframi jak i słownie było uzasadnione, gdy dokumenty sporządzano pismem odręcznym lub gdy co najmniej kwoty wpisywane były odręcznie. Przy wpisywaniu kwot odręcznie tylko cyframi stosunkowo łatwo jest bowiem dokonać fałszerstwa poprzez przerobienie cyfr (np. cyfry 3 na 8 lub 1 na 4). Dodając zapis kwoty słownie uniemożliwiamy takie działania, gdyż w razie przerobienia cyfr dojdzie do rozbieżności pomiędzy kwotami zapisanymi cyframi i słowami.
W przepisach prawa wekslowego i czekowego znajdziemy przepisy, które regulują takie sytuacje.
Art. 6. Weksel, w którym sumę wekslową napisano literami i liczbami, w razie różnicy ważny jest na sumę napisaną literami.
Te same zasady dotyczą czeków.
Warto jednak podkreślić, że nawet z prawa wekslowego nie wynika obowiązek podawania kwoty weksla zarówno w formie cyfrowej, jak i słownej – wystarczy jeden z tych sposobów.
Jednak na próżno by szukać podobnych przepisów, które regulowałyby konsekwencje różnicy pomiędzy liczbami zapisanymi cyframi i słownie w ramach innych dokumentów np. umów. Jeśli zatem w umowie kwota ceny wyrażona cyframi będzie inna od kwoty zapisanej słownie, to nie pozostanie nam nic innego, jak stosować ogólne zasady wykładni oświadczeń woli i ustalić, co strony naprawdę chciały wpisać do takiego dokumentu. W praktyce oznacza to często spór o treść zawartej umowy.
Co ciekawe, brak jest także uzasadnienia dla takiej praktyki w dokumentach sporządzanych przez notariuszy. W ustawie z dnia 25 maja 1951 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 1963 r. Nr 19, poz. 106 z późn. zm.), która została uchylona 1 lipca 1989 r. (32 lata temu), był przepis, który to nakazywał:
Art. 40. § 1. Tekst sporządzanych aktów notarialnych oraz dokumentów uwierzytelnianych i poświadczanych powinien być napisany jasno i wyraźnie. Liczby, numery i terminy z wyjątkiem numeru aktu powinny być wyrażone słownie przez wypisanie ich literami, jeżeli są pierwszy raz przytoczone. Ostatecznie wyprowadzone liczby oraz sumy przypadające do wypłaty powinny być wypisane literami.
Obecnie obowiązujące prawo o notariacie nie przewiduje takiego wymogu, a jednak mimo tego ciągle w aktach notarialnych widzimy wszystkie liczby (zwłaszcza kwoty i terminy) wyrażone zarówno cyframi jak i słowami.
Opisywana praktyka nie ma zatem podstawy prawnej, a dodatkowo jest źródłem wielu problemów. Często dochodzi do rozbieżności pomiędzy kwotami wpisanymi cyframi i słownie. Co ciekawe, błąd występuje zwykle w kwocie wyrażonej słowami. Takie błędy nie zawsze dają się łatwo wyjaśnić i prowadzą do sporów (wystarczy sprawdzić liczne orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej dotyczące zamówień publicznych).
Wymaganie zapisu ceny ofertowej na dwa sposoby może także prowadzić do prób nieuczciwego działania oferenta, który po otwarciu ofert i zapoznaniu się z cenami innych wykonawców, może próbować dokonać wyboru jednej z cen zawartych w formularzu ofertowym jako ceny prawidłowej, podczas, gdy de facto złożył on wówczas dwie oferty (tak było w sprawie KIO 1040/21).
Wprowadzanie zmian do negocjowanej umowy jest znacznie łatwiejsze, jeśli kwoty są zapisane tylko cyframi, gdyż kwoty zapisane słowami trzeba manualnie zmieniać (pamiętając o odmianie liczebników), co wymaga czasu i wysiłku. Takie dokumenty trudniej się także automatyzuje, gdyż trzeba zmieniać w nich więcej danych.
Osoby, które stosują praktykę wpisywania kwot zarówno cyframi i słowami, zwykle uzasadniają to chęcią zminimalizowania ryzyka powstania błędu. Jak się wydaje, wiele osób wierzy, że jeśli pojawi się błąd w kwocie zapisanej cyframi, to wyrażenie jej słowami pozwoli ten błąd łatwo naprawić. W rzeczywistości jest jednak inaczej – jeśli w trakcie negocjacji umowy lub tworzenia kolejnej wersji dokumentu zostaną zmienione jakieś kwoty, to jest o wiele bardziej prawdopodobne, że zostaną zaktualizowane kwoty wyrażone cyframi, a przeoczona zostanie aktualizacja słów opisujących te kwoty, niż sytuacja odwrotna. Warto także pamiętać, że liczby (ceny, wartości kar umownych) w umowach są negocjowane zwykle przez osoby skupiające się głównie na cyfrach, a nie na sposobie ich zapisania w umowie.
Nawet szybkie wyszukiwanie pozwala stwierdzić, że jest co najmniej kilkadziesiąt (jak nie kilkaset) wyroków KIO, w których pojawia się kwestia błędu w ofercie polegającego na rozbieżności pomiędzy ceną zapisaną cyframi i słownie (KIO 431/16, KIO 1204/14 itd.). Co ciekawe, liczba takich wyroków zmalała gwałtownie od roku 2019. Prawdopodobnym powodem była elektronizacja postępowań przetargowych – większe przetargi są od końca 2018 roku elektroniczne – ceny wprowadza się w formularzu na platformie przetargowej, a zatem tylko cyframi. Co zatem zwiększa ryzyko błędu – używanie tylko cyfr czy stosowanie podwójnego zapisu?
Żaden dokument nie jest tworzony w próżni – gdy pojawi się błąd w zapisaniu jakiegoś uzgodnienia stron, to zazwyczaj łatwo będzie ustalić, jak była zgodna wola stron, w oparciu o poprzedzającą podpisanie dokumentu wymianę korespondencji i wcześniejsze wersje. Zapisywanie kwot zarówno cyframi jak i słownie w żaden sposób nie poprawia tu sytuacji stron, a jedynie przysparza więcej manualnej pracy i stwarza więcej okazji do popełnienia błędu. Kultywowanie tej praktyki wydaje się zatem być oparte na fałszywym postrzeganiu rzeczywistości.
Od każdej reguły są oczywiście wyjątki. Wpisanie kwoty zarówno cyframi jak i słownie może być wskazane, jeśli wpisywana jest liczba 0 (zero) lub gdy liczba jest albo wyjątkowo niska (“cena wynosi 1 zł (jeden złoty)”) albo wyjątkowo wysoka (“kara umowna wynosi 500.000 zł (pięćset tysięcy złotych)”).
Podsumowując – zapisywanie kwot (i wszelkich innych wyrażeń liczbowych np. terminów) cyframi i słownie w dokumentach przygotowywanych komputerowo (niezależnie od tego, czy występują one w postaci elektronicznej czy też jako wydruki) nie ma uzasadnienia – ani prawnego ani praktycznego, a jedynie jest źródłem błędów i sporów.
Kultywowanie takiej praktyki porównać można do drukowania korespondencji e-mail w celu przybicia na niej pieczątki potwierdzającej wpływ pisma. Zachęcam do zapisywania liczb (kwot, numerów, terminów itd.) tylko cyframi oraz do niesienia w świat kaganka oświaty.
Opłata za korzystanie z kultury?