20 (słownie: dwadzieścia) cech “prawie” dobrej umowy…

Oto poradnik, jak napisać dobrą umowę. A jeśli nie dobrą, to prawie dobrą… Poradnik jest dziełem zbiorowym stworzonym techniką crowd-authoringu przez wielu autorów, którzy woleli pozostać anonimowi. Porady zebrał i opracował Tomasz Zalewski.

Na wszelki wypadek informuję, że poradnik ma intencjonalnie charakter humorystyczny, aczkolwiek nie jest wykluczone, że parę zawartych w nim porad może mieć praktyczny charakter, a być może jest nawet całkiem rozsądnych.

1. Definicje: nie ma dobrej umowy bez definicji. Jeśli nie bardzo wiemy, co zdefiniować, umieśćmy w odrębnym postanowieniu definicje takich pojęć jak „kodeks cywilny” albo „ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną”. Można też zdefiniować takie pojęcia jak “Złoty: oznacza jednostkę monetarną Rzeczypospolitej Polskiej” albo “Dzień: oznacza okres od godziny 0:00 do godziny 23:59 czasu środkowoeuropejskiego”. W ostateczności, z braku lepszych pomysłów, zdefiniujmy takie pojęcia jak “Umowa: oznacza niniejszą umowę” oraz “Strony: oznacza strony Umowy”.
2. Ortografia emocjonalna: dobra umowa oddaje wagę wydarzenia związanego z jej zawarciem. Umowa jest bowiem wydarzeniem ważnym dla wspólnoty stron (łac. patos). Tak często jak możliwe używajmy zatem wielkich liter. Słowa tak wyróżnione automatycznie wpisują się w logiczny ciąg ważnych kategorii: Bank, Oświadczenie, Zamawiający, Utwór, Roboty, Dzieło…
3. Precyzyjny język i terminologia: dobra umowa musi posługiwać się precyzyjnym językiem i odpowiednią terminologią. Nie może być jakichkolwiek wątpliwości co do znaczenia danego postanowienia. Gdy piszemy zatem „w szczególności” dodajmy koniecznie „lecz nie wyłącznie”, aby ktoś nie pomyślał, że to kompletne wyliczenie. Gdy odwołujemy się do określonych postanowień umowy, zawsze dodajmy, że odwołujemy się do postanowień „niniejszej umowy” — w ten sposób oddajemy zarówno cześć prawniczej tradycji jak i unikamy powstawania wątpliwości, że może chodzić o postanowienia jakiejś innej umowy. Koniecznie zastępujemy też słowo “ta” słowem “przedmiotowa” lub “niniejsza”. Wynosi to tekst umowy na wyższy poziom lingwistyczny. Z tych samych powodów zawsze zapisujemy wszystkie liczby zarówno cyframi jak i słowami — zarówno kwoty jak i wszelkie inne liczby, np. terminy wyrażone w dniach.
4. I/lub: gdy chcemy zaznaczyć, że dane postanowienia stosuje się, gdy zachodzi zarówno jedna z wymienionych możliwości jak i obie z nich, koniecznie napiszmy „i/lub” a nie zwykłe “lub” — w końcu wiele lat po ukończeniu studiów prawniczych żaden sędzia już na pewno nie pamięta zasad logiki prawniczej, zgodnie z którą „lub” to tzw. alternatywa nierozłączna.
5. Powtórzenia: w dobrej umowie powtórzeń, zwłaszcza w zakresie regulacji dotyczących odpowiedzialności drugiej strony, nigdy za wiele. To nie szkodzi, że w kilku różnych postanowieniach regulujemy tę samą materię — interes klienta będzie lepiej zabezpieczony, jeśli wpiszemy w przynajmniej kilku postanowieniach, że np. druga strona musi dołożyć najwyższej staranności.
6. Objętość: dobra umowa nie może być krótka. Zwięzłość to cecha leniwych prawników, którym nie chce się dbać o interes swoich klientów. W razie problemu ze stworzeniem odpowiednio długiej umowy, można np. zamiast odwołania do regulacji ustawowych wpisać je do umowy albo dla każdej kary umownej stworzyć odrębne postanowienie, niezależnie regulując sposób naliczania i zapłaty każdej kary z osobna. Dobrym pomysłem jest także wpisanie obszernych postanowień dotyczących siły wyższej (lepiej używać jednak terminu force majeure) lub np. rozbudowanej klauzuli arbitrażowej. W ostateczności dodajmy do umowy stronę tytułową, na której wielkimi literami napiszmy “Umowa pomiędzy X a Y z dnia Z” i dodajmy logo jednej ze stron lub kancelarii.
7. Puste strony i postanowienia: jeśli modyfikujemy kiedyś stworzoną umowę i musimy usunąć z niej jakieś zapisy, nie zmieniajmy jej numeracji — byłoby to rażącym nietaktem względem jej twórców. Napiszmy po prostu, że dane postanowienie zostało “intencjonalnie pominięte” ewentualnie “nie dotyczy” albo “pusty”. Podobnie zróbmy z załącznikami — zamiast usunąć niepotrzebny załącznik, zostawmy go w formie pustej kartki z numerem załącznika i dopiskiem “pominięty”.
8. Formatowanie: w dobrej umowie ważna jest treść, a nie forma. Nie przywiązujmy zatem zbytniej uwagi do spójnej numeracji czy automatycznego formatowania poprzez użycie stylów. Tak naprawdę w większości przypadków wystarczy stosowanie spacji do dobrego sformatowania tekstu umowy. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest zniechęcenie drugiej strony do zmieniania przesłanej umowy — próba dopisania w niej czegokolwiek kończy się katastrofą w formatowaniu tekstu.
9. Tytuły postanowień: w dobrej umowie każde postanowienie ma swój tytuł. Tytuły dają się ładnie sformatować w spis treści i całość wygląda profesjonalnie. No i objętość rośnie — patrz wyżej.
10. Załączniki: nie ma dobrej umowy bez załączników. Tu jest kilka rozwiązań — idealnym jest przeniesienie do załączników opisu wszystkich świadczeń stron, samą umowę ograniczając do różnych ogólnych postanowień pasujących do każdej sytuacji — wówczas umowa staje się w zasadzie uniwersalna, a dodatkową zaletą jest to, że załączniki przygotuje sobie klient. Jeśli klient nie da się namówić na samodzielne przygotowanie załączników, to i tak załączniki trzeba przewidzieć — w ostateczności mogą być nimi różne zaświadczenia, wypisy z rejestrów lub załącznik o nazwie “Wynagrodzenie” z wpisaną kwotą wynagrodzenia umownego.
11. Zobowiązania stron: w dobrej umowie nie ma lepszego sposobu na zręczne opisanie obowiązków stron jak umieszczenie dwóch odrębnych postanowień zatytułowanych odpowiednio „Obowiązki zleceniodawcy” oraz „Obowiązki zleceniobiorcy”, a następnie sporządzenie list wszelkich możliwych obowiązków danej strony, których nie powinno być mniej niż kilkanaście (choć i tak trzeba koniecznie poprzedzić je zastrzeżeniem, że nie są wyczerpujące). Zaawansowani mogą przygotować dodatkowo listy uprawnień — długą dla strony, która przygotowuje projekt umowy i krótką dla strony przeciwnej.
12. Odpowiedzialność: dobra umowa musi regulować odpowiedzialność stron. Zatem należy koniecznie wpisać postanowienie, z którego będzie wynikało, że strony ponoszą odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Bez takiej wyraźnej regulacji nie możemy być pewni, czy takową odpowiedzialność faktycznie ponoszą. Jeśli chcemy drugą stronę pognębić i zmusić do zażartych negocjacji, wpisujemy, że tylko jedna strona umowy taką odpowiedzialność ponosi.
13. Ochrona interesu klienta: dobra umowa chroni dobrze interes klienta. W tym celu koniecznie należy przewidzieć wiele zabezpieczeń — od kar umownych za opóźnienie w wysokości co najmniej 1% wartości umowy za każdy dzień po możliwość odstąpienia od umowy w każdej chwili „z przyczyn leżących po stronie kontrahenta”. Kary koniecznie muszą być nielimitowane i zawsze musi być możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. Nawet jeśli kontrahent nie zaakceptuje takiej umowy, to przynajmniej zmusi go to do prowadzenia długich negocjacji, w czasie których każda ze stron będzie miała okazję zaprezentować swoje umiejętności w tym zakresie. Ważne też, żeby kary były naliczane za opóźnienie, a nie za zwłokę, niezależnie od sytuacji. Dobrą praktyką jest również, aby liczba kar umownych przekraczała — przynajmniej o jeden — liczbę postanowień w umowie. Pisząc umowę kary umowne zastrzegamy tylko na korzyść jednej ze stron. Nawet jeśli kontrahent nie zaakceptuje takich kar, to przynajmniej zmusi go to do negocjacji — patrz wyżej.
14. Poufność: dobra umowa chroni informacje poufne stron. Zapisy te muszą zajmować przynajmniej jedną stronę (kartkę) umowy i obejmować poufnością wszystko, co związane jest z zawarciem i wykonaniem umowy z wyłączeniem tego, co jednak poufne nie jest. W ten sposób będą pasowały do każdej sytuacji i można je swobodnie kopiować pomiędzy umowami. I oczywiście muszą być kary umowne za naruszenie poufności — jak najwyższe, ale tylko dla jednej ze stron. Druga strona ich zapewne nie zaakceptuje, ale zmusi ją to do rozpoczęcia negocjacji…
15. Odwołanie do kodeksu cywilnego: dobra umowa musi zawierać zapis, że w zakresie nieuregulowanym zastosowanie znajdują przepisy kodeksu cywilnego. Wiadomo przecież, że bez takiego postanowienia stosujemy tylko przepisy umowy, a umowa nie może regulować wszystkiego. Dobrze jest także dodać informację o Dzienniku Ustaw, w którym opublikowany został kodeks cywilny — inaczej sąd rozstrzygający spór pomiędzy stronami może nie wiedzieć, o jaki kodeks cywilny chodzi i gdzie go znaleźć.
16. Prawa autorskie: dobra umowa zabezpiecza prawa do utworów, które powstają w trakcie wykonania umowy. Postanowienie o nabyciu majątkowych praw autorskich należy zatem wpisać do każdej umowy, nawet jeśli jest nieprawdopodobne, że rezultatem jej wykonywania będą utwory. Postanowienie powinno być jak najdłuższe, a lista pól eksploatacji jak najszersza. Ponieważ prawo autorskie to materia skomplikowana, najlepiej skopiować sobie jakąś rozbudowaną klauzulę i wstawiać ją do każdej umowy, jaką przygotowujemy.
17. Podatki: dobra umowa musi dobrze chronić interesy stron przed nimi nawzajem, ale niekoniecznie przed fiskusem. Doradcy podatkowemu umowę pokazujemy zatem najwcześniej na dzień przed podpisaniem, a najlepiej po jej podpisaniu lub wcale. I tak nic do niej nie wniesie, a tylko wprowadzi zamęt w uzgodnione porozumienie mówiąc coś o VAT, cenach transferowych albo przychodzie z nieodpłatnych świadczeń.
18. RODO: naprawdę dobra umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych. Postanowienia takie warto wpisać nawet wówczas, jeśli w praktyce dane osobowe nie będą powierzane, gdyż ryzyko nałożenia kary przez UODO jest zbyt duże, aby można było je bagatelizować. Zagadnienie danych osobowych jest niestety skomplikowane, zatem nie można zadowolić się jednym postanowieniem załatwiającym powierzenie. Najlepiej powinna to być umowa w umowie, im bardziej wyczerpująco regulująca temat, tym lepiej! Kwestia ta pozwoli nam także wykazać się w trakcie negocjacji – ponieważ ryzyko kar jest wielkie, to i w negocjacjach dotyczących przetwarzania danych osobowych nie można rezygnować z walki o każdy przecinek i kropkę. Jeśli po negocjacjach okaże się, że objętość postanowienia o powierzeniu przetwarzania danych osobowych przekracza objętość umowy podstawowej, nie należy się martwić – patrz powyższe uwagi o ryzyku kar.
19. Prawo właściwe: dobra umowa musi mieć zapis o prawie właściwym, nawet jeśli zawierana jest i wykonywana w Polsce pomiędzy Polakami. Umowy pomiędzy stronami z różnych krajów poddajemy prawu kraju trzeciego, bo tak będzie najsprawiedliwiej, choć może nie najrozsądniej. Najlepiej prawu szwajcarskiemu — Szwajcaria jest krajem dostatnim i sprawiedliwym, więc i spory będą rozstrzygane sprawiedliwie.
20. Arbitraż: dobra umowa powinna zawierać zapis na sąd arbitrażowy, niezależnie od tego, czego dotyczy i pomiędzy kim jest zawierana. Jeśli stronami umowy są obywatele polscy, warto, aby językiem postępowania był język angielski, a spór rozstrzygany wedle norm przewidzianych prawem szwajcarskim. Aby połączyć przyjemne z pożytecznym, warto miejscem arbitrażu uczynić Hagę bądź Londyn (to dobrze brzmi, kiedy leci się na arbitraż do Hagi lub Londynu), a regulamin odpowiednio dostosować do realiów polskich poprzez zapewnienie wyboru arbitrów wedle reguł jak najściślej korespondujących z zasadą demokratycznego państwa prawnego stosowaną dla celów umowy per analogiam, np. można przewidzieć wybór trzech arbitrów i dwóch ławników.

Jeśli uważasz, że coś zostało pominięte, napisz komentarz!

Artykuł pierwotnie został opublikowany 6 maja 2017 r. na medium.com. Obecna wersja jest zaktualizowana.