Udany projekt (zarówno budowlany jak i każdy inny) to projekt, który został zakończony w terminie, w ramach budżetu, zgodnie ze specyfikacją i bez sporów pomiędzy uczestnikami projektu.

Taki projekt można oczywiście zrealizować w różny sposób.

Model tradycyjny realizacji projektu

Tradycyjny model polega na tym, że zawiera się umowy z każdą zaangażowaną stroną, a każda z nich ma swoją własną rolę podczas realizacji projektu i nie wkracza w zakres zadań pozostałych stron. Realizuje po prostu swoje własne cele. W razie powstania problemów, każda z nich próbuje je rozwiązać we własnym zakresie. Taka formuła sprawdza się dość dobrze w przypadkach, gdy ryzyko niepowodzenia projektu jest niewielkie lub ryzyka zostały dobrze zidentyfikowane, odpowiednio przydzielone i tym samym są łatwe do zarządzania.

W umowach dotyczących realizacji projektów budowlanych udział biorą zazwyczaj co najmniej trzy podmioty: zamawiający (inwestor), projektant (architekt) i wykonawca. Zamawiający zawiera zatem oddzielne umowy z projektantem (umowa o projekt) i wykonawcą (umowa o roboty budowalne) lub jedną umowę z wykonawcą, który następnie zawiera umowę podwykonawczą z projektantem (model zaprojektuj i wybuduj).

Tradycyjne metody przestają się sprawdzać w przypadku projektów złożonych, gdzie jest dużo wzajemnie oddziałowujących na siebie i zmieniających się powiązań pomiędzy różnymi elementami projektu i jego interesariuszami. Prowadzi to do powstania ryzyk, które są trudne do przewidzenia i oszacowania zarówno przez inwestora jak i wykonawcę.

Przy zastosowaniu tradycyjnego podejścia do inwestycji wykonawca uwzględnia te ryzyka z odpowiednim zapasem w kosztorysie, co zwykle prowadzi do przeszacowywania wyceny. Dlatego też jednym ze sposobów na zmniejszenie wyceny takich ryzyk przez uczestników projektu i zachowanie kontroli zamawiającego nad budżetem, jest zaangażowanie uczestników w przygotowanie projektu w jego wstępnej, początkowej fazie, co pozwala wykorzystać ich doświadczenie i wiedzę jeszcze na tym etapie.

Takie wczesne zaangażowanie określane jest zwykle jako wczesne zaangażowanie wykonawcy (Early Contractor Involvement), a umowa przewidująca takie zaangażowanie wykonawcy zwykle nazywana jest umową ECI.

Specyfika umowy ECI

Wczesne zaangażowanie wykonawcy w projekt nie polega tylko i wyłącznie na powierzeniu mu świadczenia usług związanych z przygotowaniem projektu. Tym, co odróżnia umowę ECI od zwykłej umowy o świadczenie usług jest zastosowanie modelu relacyjnego do współpracy między zamawiającym a wykonawcą.

Model relacyjny można porównać do relacji łączących podmioty w procesie zwinnego wytwarzania oprogramowania w projektach IT. Jego zastosowanie prowadzi do istotnych zmian w zakresie tego, jak strony dochodzą do ustalonego rezultatu.

Model klasyczny v. model relacyjny

Podstawą modelu relacyjnego jest zatem ciągła komunikacja, wymiana poglądów i dyskusja, a także przejrzystość i otwartość. Konsekwencją takiego podejścia jest także gotowość do przyznania się do błędów lub zmiana stanowiska, jeśli służy to poprawie osiąganych rezultatów.

To nie jest z pewnością podejście oczywiste dla kogoś, kto przez lata realizował projekty w klasycznym modelu. Na pewno nie jest ono łatwe także dla prawników skoncentrowanych zwykle na maksymalnym zabezpieczeniu interesów swojego klienta. Akceptacja modelu relacyjnego wymaga zatem fundamentalnej zmiany sposobu myślenia o procesie inwestycyjnym i spojrzenia na niego w sposób całościowy.

Czy model relacyjny działa?

Jest coraz więcej dowodów na to, że tradycyjne, kontradyktoryjne praktyki zawierania umów i ich realizacji nie są efektywne. Gdy umowy przygotowuje się „na czas wojny”, trudno zakładać, że strony nie będą traktować realizacji projektu jako pola potencjalnej bitwy, której uczestnicy są do siebie nastawieni neutralnie lub wręcz wrogo, a ich podstawowym celem jest dobre przygotowanie się do ewentualnego sporu. Założenie, że i tak dojdzie do sporu, prowadzi do tego, że uczestnicy projektu starają się przede wszystkim zabezpieczać swoje interesy i przerzucić ryzyka na drugą stronę.

Rezultatem są przekroczone budżety i harmonogramy oraz szereg sporów angażujących strony nawet wiele lat po zakończeniu projektu.

Literatura naukowa poświęcona temu tematowi jest bardzo obszerna. Wyszukiwarka Google Scholar wyświetla aż 3030 wyników (publikacji naukowych) wyszukiwania hasła „early contractor involvement”.

Mamy także do dyspozycji wyniki badań nad rezultatami stosowania modelu relacyjnego w konkretnych projektach inwestycyjnych. Poniżej przedstawiam wynik analizy takich projektów przez McKinsey opublikowany w raporcie „Collaborative contracting: Moving from pilot to scale-up”.

Jak widać, zastosowanie modelu relacyjnego prowadziło średnio do ok. 18% oszczędności kosztów i 15% poprawy terminowości w porównaniu do tradycyjnego modelu realizacji inwestycji.

Jak dojść do takich rezultatów?

Umowa ECI jest doskonałym sposobem na przetestowanie modelu relacyjnego w praktyce. Umowa ta opiera się, w dużym skrócie, na następujących zasadach:

1. zaangażowaniu wszystkich uczestników projektu, w tym zamawiającego, w prace przygotowawcze do inwestycji;
2. wszyscy uczestnicy pracują razem w jednym dużym zespole (ewentualnie podzespołach);
3. współpraca oparta jest na przejrzystości i wymianie poglądów, czego wyrazem jest, między innymi, obowiązek: (a) nieunikania podejmowania dyskusji na tematy sporne, (b) omawiania spornych tematów w sposób ukierunkowany na rozwiązanie problemu, (c) zgłaszanie propozycji zmian do już przedstawionych przez siebie rezultatów swoich prac, o ile jest możliwość ich poprawienia, (d) zgłaszanie dostrzeżonych własnych błędów i omawianie ich z innymi uczestnikami
4. proaktywne i życzliwe poszukiwanie rozwiązań dla zidentyfikowanych błędów, zarówno popełnionych przez siebie jak i innych uczestników
5. decyzje projektowe są podejmowane wspólnie większością głosów, z tym, że zamawiający musi głosować za podjęciem decyzji;
6. praca zespołu zaczyna się od dokonania analizy potrzeb zamawiającego związanych z inwestycją i zaproponowania efektywnych środków dla ich zaspokojenia z zachowaniem stałej kontroli kosztów;
7. wiedza stron o przyszłym budżecie wykonawczym jest stale aktualizowana;
8. wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli zgłosi zamawiającemu swoje uchybienie i je naprawi;
9. wykonawca otrzymuje za swoje doradztwo wynagrodzenie oraz szansę na realizację prac wykonawczych w projekcie, w którym nie ma ukrytych ryzyk;
10. po zakończeniu realizacji prac przygotowawczych zamawiający podejmuje decyzję, czy chce współpracować dalej z wykonawcą; jeśli decyzja jest pozytywna, to negocjuje z nim warunki umowy o roboty budowlane (aby ograniczyć zakres negocjacji, umowa powinna być zawarta na uzgodnionym wzorze typu FIDIC).

Wzór umowy ECI

Aby ułatwić polskim zamawiającym i wykonawcom zapoznanie się z modelem relacyjnym realizacji inwestycji, powstał wzór umowy ECI w języku polskim.

Wzór ten został opracowany na podstawie tłumaczenia na j. angielski wzoru umowy opracowanego w Holandii przez zespół w składzie: Andrea Chao, Arno Hoevink Jaap de Koning, Joost Merema i Henberto Remmerts.

Warto wspomnieć w tym miejscu, że niebawem FIDIC opublikuje ogólny wzór umowy relacyjnej (collaborative contract) przygotowany przez zespół pod kierownictwem Andrea Chao.

Nasz polski wzór umowy ECI jest dziełem zespołu w składzie Rafal Baldys Rembowski Emilia Młodzikowska Michał Siejda, Robert Szczepaniak (rob gester) i Tomasz Zalewski. Nasz wzór zawiera szereg zmian i innowacji w porównaniu do umowy holenderskiej w celu lepszego dopasowania go do polskich realiów.

Wzór można pobrać bezpłatnie ze strony umowa ECI (umowa-eci.pl).

Co dalej?

W imieniu całego zespołu proszę o komentarze i uwagi do przygotowanego dokumentu.

Jeśli ktoś chciałby skorzystać z naszego wzoru w ramach swojego projektu, chętnie pomożemy w jego dostosowaniu.