Digitalizacja kojarzy nam się z ułatwieniem naszego życia. Zarówno w sprawach codziennych jak i urzędowych czy biznesowych.
Zakupy online to zazwyczaj większy wybór niż w sklepie stacjonarnym. Łatwiej i szybciej jest złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego zdalnie przez ePUAP niż jechać do urzędu. Już prawie nikt nie wyobraża sobie powrotu do składania papierowych deklaracji podatkowych.
Dobrze to podejście do elektronizacji pokazują publikacje o uchwalonej w pażdzierniku 2020 r. ustawie o e-doręczeniach, które rozpisują się o możliwości załatwienia wszelkich spraw przysłowiowym “jednym kliknięciem myszy”.
Czyżby? W praktyce elektronizacja – zwłaszcza wprowadzana w pośpiechu – łatwo staje się kolejną ostoją biurokracji i formalizmu.
Wystarczy spojrzeć na problemy z elektronizacją zamówień publicznych. Mimo, że obowiązuje od dwóch lat, co raz to słyszymy o kolejnym kłopocie wykonawców z prawidłowym złożeniem oferty. Ostatnio okazało się, że złożenie oferty elektronicznej w skompresowanym pliku w formacie .rar może oznaczać odrzucenie oferty. Dlaczego? Dlatego, że rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności przewiduje tylko cztery formaty skompresowanych plików (.zip, .gz, .tar i .7z). A to wystarczy niektórym zamawiającym, aby odrzucić ofertę przesłaną w innym formacie, choćby jej otwarcie nie sprawiało im najmniejszego technicznego problemu.
Inny przykład to wymóg, aby sprawozdanie finansowe do KRS mogła złożyć tylko osoba, której numer Pesel został ujawniony w KRS. Z pozoru ułatwienie dla identyfikacji takich osób stało się barierą dla wielu podmiotów, które miały jedynie cudzoziemskich członków zarządu.
Oprócz biurokratycznych barier wynikających z nieprzemyślanych przepisów obawiać się można także biurokratyzmu wynikającego z wymogu stosowania określonych narzędzi lub technologii. Ten biurokratyzm uzasadniany jest często koniecznością zapewnienia odpowiedniego poziomu cyberbezpieczeństwa. Konsekwencje mogą być jednak przykre. Chcemy załatwić jakąś sprawę “jednym kliknięciem myszy”, a nagle się okazuje, że trzeba zainstalować dodatkowe oprogramowanie, zainstalować jakiś aplet lub zaktualizować program do podpisu. Przy czym dzieje się to o godz. 19.00, gdy nie ma możliwości poproszenia o pomoc informatyka, a naszym komputerze nie ma możliwości samodzielnej instalacji oprogramowania.
To np. sytuacja osoby, która po raz pierwszy składa poprzez ePUAP pismo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Nie oznacza to, że digitalizacja pogarsza nasze życie. Wręcz przeciwnie ! Na dodatek nie ma od niej odwrotu, więc nie mamy specjalnego wyboru. Jednak oznacza to także, że systemy informatyczne powinny być tak projektowane, aby wspierać wszelkie formaty danych, a także eliminować potrzebę dokonywania dodatkowych działań niezwiązanych z daną czynnością realizowaną cyfrowo. Dotyczy to zarówno systemów publicznych jak i systemów projektowanych przez biznes dla siebie lub dla swoich kontrahentów.
Strzeżmy się, aby nie udało się zdigitalizować biurokracji.
Sztuczna inteligencja – definicja