Nie czuję się kompetentny, aby przedstawić tutaj wykład na temat metodyki legal designu i prostej polszczyzny. Nie skończyłem żadnego kursu, a nawet nie byłem na żadnej dedykowanej konferencji (nie licząc może doskonałego wykładu Rafał Lorent). Jestem w tej dziedzinie samoukiem. Moja wiedza składa się z wielu drobin, które zbierałem przez wiele lat z różnych źródeł, a następnie testowałem w praktyce.

Punktem zwrotnym było dla rozpoczęcie współpracy z Tomasz Piekot. To był rok 2017. Pamiętam stres związany z niepokojem, jaka będzie ocena przygotowanego przeze mnie projektu umowy przez czołowego eksperta prostej polszczyzny. Nie było źle, jednak, gdy jakiś czas potem wróciłem do tej umowy przy okazji wprowadzania jakichś zmian, odkryłem, że można w niej jeszcze wiele poprawić. I w zasadzie do dziś ciągle odkrywam nowe sposoby na przekładanie standardów prostego języka na codzienność pracy prawniczej.

Od stosowania prostego języka do legal design jest już niedaleko. Bo te dwie metodyki łączy jedno. Nie jest to sztuka dla sztuki. A przynajmniej nie powinna być.

Skuteczność prawnika wymaga skutecznej komunikacji

Prosty język i legal design to narzędzia, które pozwalają prawnikowi być skutecznym prawnikiem, czyli takim, który osiąga cele swoich klientów działając profesjonalnie i rzetelnie. Fundamentem prawniczej skuteczności jest bowiem, oprócz znajomości prawa i doświadczenia czy szeregu umiejętności miękkich, także skuteczność komunikacyjna.

Skuteczność prawnika zależy miedzy innymi od tego, czy jego komunikaty są tak jasne, że odbiorca, dla którego ten komunikat jest przeznaczony, może łatwo znaleźć w nim potrzebną informację, zrozumieć ją i zrobić z niej użytek. Dotyczy to zarówno klienta otrzymującego poradę prawną, kontrahenta klienta otrzymującego wezwanie do zapłaty jak i sądu. We wszystkich tych przypadkach niejasna komunikacja często jest równoznaczna z brakiem skuteczności – klient będzie musiał się dopytywać, co konkretnie ma zrobić, kontrahent zignoruje argumenty, których nie zrozumiał, a sąd przejdzie do porządku dziennego nad zbyt zawiłymi wywodami prawnymi.

Prostojęzyczna norma ISO

A tak się składa, że wszystkie wyżej wymienione cechy skutecznej komunikacji to jednocześnie podstawowe wymogi dla prostego języka zgodnie z normą ISO 24495-1:2023.

Norma ta przedstawia je następująco:

• Zasada 1: Czytelnicy otrzymują to, czego potrzebują (relevant)
• Zasada 2: Czytelnicy mogą łatwo znaleźć to, czego potrzebują (findable)
• Zasada 3: Czytelnicy mogą łatwo zrozumieć to, co znajdują (understandable)
• Zasada 4: Czytelnicy mogą łatwo wykorzystać informacje (usable).

I te cztery zasady są fundamentem nie tylko prostego języka ale i legal design. Ich przestrzeganie pozwala na tworzenie dokumentów, które nie tylko spełniają wymogi formalne, ale także realnie wspierają odbiorców w działaniu. Dobrze przedstawia to poniższa ilustracja.

Klient w centrum to odbiorca komunikacji w centrum

Dlatego też uważam, że stosowanie prostego języka i metodyki legal design nie jest chwilową modą, lecz fundamentem działania każdego prawnika dążącego do skuteczności. W centrum metodyki prostego języka i legal design znajduje się odbiorca naszej komunikacji – klient, sędzia czy druga strona sporu – oraz jego potrzeby. To właśnie zrozumienie tych potrzeb i dostosowanie komunikacji do możliwości odbiorczych decyduje często o sukcesie prawnika.

Prosty język – narzędzie do skuteczności

Wielu prawników obawia się, że stosowanie prostego języka oznacza uproszczenie treści kosztem precyzji. Nic bardziej mylnego! Prosty język to nie to samo co uproszczony język. To język oczyszczony z wszystkiego, co przeszkadza w komunikacji. To język, którego merytoryczna treść jest taka sama jak pierwowzoru. Co więcej, często dopiero przeprojektowanie dokumentu sprawia, że dostrzegamy błędy, które wcześniej przesłonięte były przez stosowane nawykowo konstrukcje językowe.

Jak to wygląda w praktyce?

Tworzenie dokumentów prawnych w prostym języku nie jest trudne. Wystarczy przyswoić sobie kilka nawyków.

Na początek można np.:

Usunąć wszystkie ozdobniki i tzw. pisanie o pisaniu.

Zamiast

„Niniejszym pragniemy poinformować, że po długotrwałych i szczegółowych analizach podjęliśmy decyzję o wdrożeniu nowego systemu.”

można napisać

„Podjęliśmy decyzję o wdrożeniu nowego systemu.”

Usunąć „niniejsza”, „przedmiotowa” etc.

Zamiast

„Niniejsza umowa reguluje kwestie związane z przedmiotową współpracą.”

można napisać:

„Umowa reguluje zasady współpracy.”

Zmienić tam, gdzie się da, formę bierną na czynną

Zamiast

„Wyrok został wydany przez sąd.”

można napisać

„Sąd wydał wyrok”

Wprowadzić śródtytuły lub nagłówki

Wiadomo, jak to robić.

Przeformułować zdania z wtrąceniami.

Zamiast

„W przypadku, gdy jakakolwiek płatność lub świadczenie ze strony Spółki (wszystkie takie płatności i świadczenia, w tym te określone w punkcie 3(a) niniejszej umowy, zwane są dalej 'Łącznymi Płatnościami’) będzie opodatkowane, wówczas kwota płatności zostanie odpowiednio zmniejszona.”

można napisać

„W przypadku, gdy jakakolwiek płatność lub świadczenie ze strony Spółki będzie opodatkowana, kwota płatności zostanie odpowiednio zmniejszona. Wszystkie takie płatności i świadczenia, zwane są dalej 'Łącznymi Płatnościami, co obejmuje także płatności i świadczenia określone w punkcie 3(a) umowy.”

Podzielić dłuższe akapity na krótsze i unikać tzw. ściany tekstu.

Zamiast:

„Bez względu na sposób przekazania, wszelkie informacje dotyczące działania przedsiębiorstwa Sprzedawcy, w szczególności dotyczące kompozycji, technologii i metod czy technik stosowanych w produkcji, formuł, planów, schematów, rysunków, zestawień, wzorów, narzędzi, urządzeń czy specjalnych rozwiązań sprzętowych, komponentów lub materiałów wykorzystywanych przy produkcji oraz warunki Umowy są Informacjami Poufnymi stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa Sprzedawcy. Kupujący zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, w tym do ochrony przed ujawnieniem oraz wykorzystaniem niezgodnym z ustalonym celem, stosując standardy nie mniejsze niż stosowane do ochrony własnych informacji o charakterze poufnym i ze starannością nie mniejszą niż wymagana w takich przypadkach od podmiotu będącego profesjonalistą.”

Można napisać

„1. Bez względu na sposób przekazania, wszelkie informacje dotyczące działania przedsiębiorstwa Sprzedawcy oraz warunki Umowy są Informacjami Poufnymi stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa Sprzedawcy.

2. W szczególności Informacjami Poufnymi są informacje dotyczące kompozycji, technologii i metod czy technik stosowanych w produkcji, formuł, planów, schematów, rysunków, zestawień, wzorów, narzędzi, urządzeń czy specjalnych rozwiązań sprzętowych, komponentów lub materiałów wykorzystywanych przy produkcji.

3. Kupujący zobowiązany jest do:

a) zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych i ochrony ich przed ujawnieniem

c) ochrony Informacji Poufnych przed wykorzystaniem niezgodnym z ustalonym celem

d) stosowania standardów nie mniejszych niż stosowane do ochrony własnych informacji o charakterze poufnym

e) zachowania staranności nie mniejszej niż wymagana w takich przypadkach od podmiotu będącego profesjonalistą.

Wyliczenia w ramach zdań zamienić na listy.

Patrz przykład wyżej.

Tam, gdzie możliwe stosować tabele, zamiast opisu.

Zamiast „W pierwszym kwartale liczba spraw sądowych wyniosła 50, w drugim kwartale 75, a w trzecim kwartale 100.”

można napisać

Potem można iść dalej – wprowadzić zmiany w układzie dokumentu (zwłaszcza umowy są tu wdzięcznym materiałem), dodać elementy graficzne (np. kolor), dodać wyjaśnienia trudniejszych fragmentów… Oczywiście tylko wtedy, gdy uznamy, że jest to potrzebne dla zwiększenia skuteczności pisma – to nie może być sztuka dla sztuki.

Zapewniam, że nawet najbardziej skomplikowane dokumenty, od pisma procesowego do umowy, można przygotować w ten sposób lepiej. Kluczem jest dostosowanie słów, struktury i układu graficznego do potrzeb konkretnego odbiorcy – czy to klienta, czy sędziego Sądu Najwyższego.

Jest wiele pomocnych materiałów, z których wystarczy tylko korzystać. Wspomnę tylko o dwóch zasobach:

• Contract Design Pattern Library – zbiór gotowych rozwiązań dla często występujących w umowach problemów z ich przejrzystością i zrozumiałością dla stron.
• Słownik ikon do dokumentów prawniczych – zbiór ikon opracowany przez zespół kierowany przez Aneta Baranowska.

Dlaczego warto ciągle pracować nad swoimi dokumentami?

Jest proste uzasadnienie. Stosowanie metodyki prostego języka i legal design przynosi realne korzyści (wymieniam tylko przykładowe):

1.       Skrócenie czasu negocjacji umów

2.      Zwiększenie zaufania kontrahentów

3.      Usprawnienie i przyspieszenie procesów wewnętrznych w firmach dzięki zmniejszeniu potrzeby wyjaśniania przygotowanych dokumentów

4.      Większa skuteczność perswazyjna

Dlaczego prawnicy unikają prostoty?

Mimo oczywistych korzyści wielu prawników wciąż opiera się zmianom. Powody? Różne. Od „bo ja po prostu lubię tak pisać” po przekonanie, że „trudny” język świadczy o profesjonalizmie. A jak jest – wystarczy poczytać wyniki badań, których tytuły stanowią najlepszą odpowiedź.

• Poor Writing, not Specialized Concepts, Drives Processing Difficulty in Legal Language
• Even Lawyers Don’t Like Legalese

Uwaga!

Metodologia legal design stosowana w pełnym zakresie jest według mnie bardzo trudna do praktycznej realizacji.

Wystarczy spojrzeć na warunki prostoty tekstu wskazane w normie ISO. Ich spełnienie wymaga interakcji z odbiorcą tekstu – jeśli chcielibyśmy przygotować dokument, którego odbiorca rzeczywiście z łatwością znajdzie w nim potrzebne informacje, zrozumie go i wykorzysta je do swoich potrzeb, to musielibyśmy zaangażować rzeczywistego odbiorcę i przeprowadzić z nim testy mające na celu weryfikację skuteczności uproszczenia dokumentu. Co więcej, takie testy musiałyby być wieloetapowe, dość złożone i kosztowne. Opisuje to dobrze Tomasz Piekot w artykule „Walidacja tekstu prawnego z perspektywy normy ISO w zakresie prostego języka”. Najczęściej nie ma na to po prostu czasu.

Mogę wyobrazić sobie takie testy w przypadku tworzenia regulaminów lub wzorców umownych przeznaczonych do stosowania w setkach czy tysiącach przypadków, jednak raczej nie wchodzą one w grę przy tworzeniu dokumentów dla jednej, konkretnej transakcji czy pojedynczego pisma procesowego. W takiej sytuacji zazwyczaj jednak nawet użycie kilku technik upraszczania języka czy legal design robi naprawdę różnicę.

Podsumowanie

Legal design z perspektywy prawniczej to świadome stosowanie prostego języka, układu dokumentów i dostępnych technologii w celu lepszego służenia potrzebom klientom i osiągania lepszych rezultatów. To z jednej strony wiele prostych w użyciu technik pracy z dokumentem, ale też i filozofia wykonywania zawodu oparta na empatii i zrozumieniu potrzeb odbiorcy.

Na koniec zacytuję słowa Ruth Bader Ginsburg – sędziego Sądu Najwyższego USA w latach 1993–2020: “If you can say it in plain English, you should.” (Jeśli możesz coś powiedzieć prostym językiem, to powinieneś tak właśnie zrobić).